Formal Letter
Formal letter adalah surat resmi dalam Bahasa Inggris yang dikeluarkan oleh instansi tertentu untuk keperluan resmi. Karena diperuntukkan untuk keperluan resmi, jenis surat ini ditulis menggunakan bahasa yang resmi dan memiliki struktur. Biasanya, surat ini dapat berupa undangan resmi untuk rapat, keperluan acara sekolah, keperluan wisuda, dan lain sebagainya.
Perbedaan Formal dan Informal Letter
Formal letter tentunya sangat berbeda dari informal letter baik dari segi kegunaan, struktur, dan penggunaan bahasa. Formal letter memiliki sifat penting sehingga surat ini biasanya dikirim oleh instansi tertentu ke penerima surat untuk urusan penting. Adapun informal letter dikirim oleh individu ke kerabat atau teman untuk urusan pribadi.
Formal letter juga memiliki tata penulisan yang resmi dan setiap bagiannya memiliki aturan tertentu sedangkan informal letter tidak mengacu pada hal-hal tersebut. Bahasa yang digunakan pada formal letter adalah bahasa baku. Adapun pada informal letter, bahasa yang digunakan bersifat lebih santai dan tidak mengacu pada aturan-aturan tertentu.
Struktur Formal Letter
Tidak seperti informal letter yang bebas penulisannya dan tidak memiliki struktur, formal letter memiliki struktur dalam penulisannya. Berikut adalah struktur yang pada umumnya ada pada formal letter:
- Date = Tanggal dibuatnya surat tersebut
- Addressee = Nama dan alamat penerima surat
- Opening = Bagian pembuka
- Content = Isi surat resmi
- Closing = Salam penutup dan salam hormat dari pengirim
Beberapa formal letter berisikan bagian header berupa nomer surat dan jumlah lampiran yang dikirimkan atau banyaknya halaman dari surat tersebut. Namun, hal ini adalah opsional. Kamu cukup memenuhi 5 poin di atas.
Berikut adalah contoh surat resmi yang mungkin berguna dalam konteks bisnis atau akademis:
[Your Name]
[Your Address]
[City, Zip Code]
[Email Address]
[Date]
[Recipient’s Name]
[Recipient’s Position/Title]
[Company/Organization’s Name]
[Company’s Address]
[City, Zip Code]
Subject: [Subject of the Letter]
Dear [Recipient’s Name/Title (e.g., Mr. Smith)],
I am writing to formally [state the purpose of the letter]. I hope this letter finds you in good health and high spirits.
In the first paragraph, introduce yourself and the purpose of your letter. Make sure it is clear and concise. For instance, “My name is [Your Name], and I am reaching out to discuss [the topic/issue].”
In the body paragraphs, elaborate on the details of the purpose. Provide specific information, background, or relevant context. For example, “I would like to bring to your attention that [specific issue or proposal]. Given the importance of this matter, I believe that [suggestion/reason for proposal].”
In the final paragraph, mention any next steps or actions you hope will be taken. You might also offer to discuss the matter further in a meeting. For example, “I would greatly appreciate the opportunity to discuss this matter in further detail. Please feel free to contact me at your convenience.”
Thank you very much for your time and consideration.
Yours sincerely,
[Your Name]
[Your Position, if applicable]
[Contact Information: Phone Number or Email]
Cara Menulis Surat Resmi dalam Bahasa Inggris
- Gunakan Bahasa Formal
Surat resmi menggunakan bahasa yang sopan dan formal. Hindari singkatan atau kata-kata slang. - Struktur Surat
Struktur umum dari surat resmi adalah sebagai berikut:- Header atau kop surat: Nama, alamat, dan kontak penulis surat
- Tanggal penulisan surat
- Alamat penerima surat (nama dan posisi, nama perusahaan/organisasi, alamat lengkap)
- Pembukaan: “Dear [Nama Penerima]”
- Isi surat: Tujuan surat, penjelasan detail, dan harapan tindakan
- Penutup: Ucapan terima kasih, harapan, dan tanda tangan penulis
- Pentingnya Format Tanggal
Format tanggal dalam surat resmi Inggris biasanya ditulis “Month Day, Year” (contoh: September 3, 2023). - Tutup dengan Tanda Tangan
Sertakan tanda tangan beserta nama jelas dan posisi/jabatan (jika ada). - Proofreading
Pastikan tidak ada kesalahan pengetikan atau tata bahasa. Surat resmi harus bebas dari kesalahan agar terlihat profesional.
